Регистрация участников на месте проведения мероприятия выполняет две основные задачи:

1) Легитимизирует участников конференции, т.е. подтверждает их право принимать участие в событии

2) Позволяет оргкомитету контролировать ситуацию относительно присутствия/неприсутвия людей на мероприятии.

Процесс регистрации обычно совмещают с выдачей бейджа и пакета участника.

Регистрация участника на месте проведения должна быть проведена в минимальные сроки. В среднем на регистрацию отводится специальное место в программе и желательно, чтобы зарегистрироваться можно было как минимум за 1 час, если мероприятие занимает целый день и минимум 30 минут, если мероприятие занимает меньше одного дня.

Регистрация участников – один из трех ключевых процессов организации конференции.

Фактически каждый из участников конференции регистрируется дважды: предварительно и непосредственно на месте проведения мероприятия. Именно исходя из данных предварительной регистрации мы можем сделать выводы о возможном количестве присутствующих и их особенностях. Предварительная регистрация может производится по телефону, через специальной форму на веб-сайте, по факсу, по электронной почте. Как правило для регистрации используется специальная стандартизированная анкета. Эта анкета должна включать всю необходимую информацию, с которой предстоит работать оргкомитету конференции. Всю информацию можно разделить на 5 блоков.

Блок 1 Персональная информация

Фамилия Имя Отчество (служит основным идентификатором участника, а также необходима для печати бейджей)

Контактные данные (всевозможные средства связи, которые помогут проинформировать участника об изменениях, уточнить информацию и т.п.)

Особенности, ограничения и предпочтения (информация о специальных потребностях участника, таких, например, как вегетарианское меню).

Блок 2 Информация об организации

Название и реквизиты организации (дает больше информации о цели участия в конференции, необходима для подготовки бухгалтерских  и прочих документов и также необходима для печати бейджей)

Блок 3 Детали участия

Информация о том, какой пакет услуг необходим участнику – количество дней участия в мероприятии, необходимость и детали трансфера, выбор секции или тематики, если это возможно и т.п.

Блок 4 Дополнительная информация

Вся информация, которая не относится к вышеуказанным пунктам.

Блок 5  Условия конфиденциальности.

Про этот блок, часто забывают. Тем не менее, оргкомитет обязан гарантировать участнику, что информация указанная в регистрационной анкете будет использована по назначению и не будет передана третьим лицам.

Зачем нужна стойка регистрации?

Стойка регистрации участников конференции – это Ваш выездной офис.  Она совмещает роли блок-поста,  пункта сдачи/выдачи материальных ценностей и информационно-справочной службы.

Стойка регистрации –  место встречи участников конференции с оргкомитетом.  Во время конференции участники обычно динамично перемещаются. И по  сути статичными остаются только конференц-залы, ресторан, гардероб и соответственно стойка регистрации.  Если бы стойки регистрации не было, то участники конференции не знали бы к кому обратиться со своими вопросами и как следствие обращались бы к кому попало – к техническому персоналу конференц-центра,  другим участникам, спикерам, членам оргкомитета, которые заняты другими задачами и им нежелательно отвлекаться. По сути стойка-оргкомитета является посредником между участниками и оргкомитетом.

Кроме этого, конечно, благодаря наличию стойки регистрации оргкомитет всегда знает, сколько человек находится в конференц-зале, кто эти люди, чьего прибытия еще нужно ожидать. Вся эта информация нужна для того, чтобы скорректировать количество обедов, кофе-брейков. Связаться с опоздавшими и уточнить время их прибытия, причину задержки или отказа от посещения мероприятия. Если это кто-то из спикеров, модераторов – то принять соответствующие меры.

См. также

Регистрация участников

Где должна располагаться стойка регистрации?

Что на ней должно быть?

Кто, когда и как за ней должен работать?