Регистрация участников – один из трех ключевых процессов организации конференции.

Фактически каждый из участников конференции регистрируется дважды: предварительно и непосредственно на месте проведения мероприятия. Именно исходя из данных предварительной регистрации мы можем сделать выводы о возможном количестве присутствующих и их особенностях. Предварительная регистрация может производится по телефону, через специальной форму на веб-сайте, по факсу, по электронной почте. Как правило для регистрации используется специальная стандартизированная анкета. Эта анкета должна включать всю необходимую информацию, с которой предстоит работать оргкомитету конференции. Всю информацию можно разделить на 5 блоков.

Блок 1 Персональная информация

Фамилия Имя Отчество (служит основным идентификатором участника, а также необходима для печати бейджей)

Контактные данные (всевозможные средства связи, которые помогут проинформировать участника об изменениях, уточнить информацию и т.п.)

Особенности, ограничения и предпочтения (информация о специальных потребностях участника, таких, например, как вегетарианское меню).

Блок 2 Информация об организации

Название и реквизиты организации (дает больше информации о цели участия в конференции, необходима для подготовки бухгалтерских  и прочих документов и также необходима для печати бейджей)

Блок 3 Детали участия

Информация о том, какой пакет услуг необходим участнику – количество дней участия в мероприятии, необходимость и детали трансфера, выбор секции или тематики, если это возможно и т.п.

Блок 4 Дополнительная информация

Вся информация, которая не относится к вышеуказанным пунктам.

Блок 5  Условия конфиденциальности.

Про этот блок, часто забывают. Тем не менее, оргкомитет обязан гарантировать участнику, что информация указанная в регистрационной анкете будет использована по назначению и не будет передана третьим лицам.